自治会運営と組織ORGANIZATION
自治会運営と組織
自治会は「安全・安心な町づくり」のために活動する組織です。「安全・安心な町」とは、歩いていて出会った人と気軽に声を掛け合うことができる町のことです。
～1986年～
水城ヶ丘町内会が設立。 当時は全国から集まった人々がただ住んでいるだけで、 町内にどのような人が住んでいるのか全く分からない状態でした。
＜その後＞
町内会で夏祭り、運動会などの行事が行われるようになり地域住民の親交も深まり、
子供たちには楽しい思い出として記憶に残ったことと思います。
行事への参加よりも、文化委員や体育委員として行事のための共同作業を行ったことが、何よりも親睦を深めるきっかけとなり、現在のように気軽に話ができる関係性を築くことができました。
～2009年～
町内会→自治会へと名称変更
評議員→運営委員へと名称変更し、大きく体制が変わりました。
＜図１＞は現在の水城ヶ丘区自治会の組織です。
水城ヶ丘区自治会は「行政担当」「催事担当」「専門委員」の３つのグループで組織的に構成されており、自治会活動に必要な業務を効率よく実施しています。
| 行政担当委員 | 専門委員が担当する役割以外の一般的な自治会運営業務を担当。 |
| 催事担当委員 | 割り当てられた行事を担当。 |
| 専門委員 | 名称通りの業務を専門的に担当。 |
自治会はボランティア組織で、委員の間に上下関係はなく、誰かが誰かに業務指示をすることはありません。従って、各委員は自主的に活動することになり、それには担当する役割や業務内容を明記した書類が必要になります。
各委員が他の委員の活動を尊重し、自身の役割の範囲内で責任をもって自主的に活動することで、自治会全体が無駄なく効率的に運営されることになります。
～会議体～
水城ヶ丘区自治会には自治会運営のために「総会」「隣組長会」「役員会」の３つの会議が規定されています。
| 総会 | 全自治会会員が参加して年間事業計画を決定する会議。 |
| 隣組長会 | 各組の自治会員から提起された課題を収集して対策を決定する会議。 対策が困難な案件は役員会に検討を依頼します。 |
| 役員会 | 異なる役割を持つ委員が情報交換を行う会議で、各委員が抱える課題を
協力して解決する助け合いの場でもあります。 また、隣組長会から依頼された検討課題については対策案を作成し、 隣組長会に提案して隣組長会で自治会としての決定を行います。 |
もし、自治会の運営や行事・業務に関して問題点や要望があれば所属する組の隣組長に申し出てください。そうすれば＜図２＞のような手順で検討が行われて対策が実施されます。
このように自治会運営を変えていくのは自治会会員からの提案であり、それを決定するのも自治会会員の皆さんです。自治会における決定権を持つのは、自治会会員であることを再認識して、自治会を現在の環境変化に適応した内容に変えていくよう行動を起こしていただくことを期待しています。
運営委員の業務
＜運営委員とは＞
行政担当委員で、自治会会計・公民館主事・自主防災委員といった専門の委員を割当てられている業務以外の自治会運営を担当する委員です。
※運営委員を含む全ての委員はボランティア
＜業務内容＞
自治会活動に必要な運営委員を含む役員の業務は全ての自治会会員が公平に負担すべきもので、元々誰でもできる業務内容となっています。
※特別な事情で委員を免除されている人を除く。
＜表１＞をご確認ください。
| 必須業務 | 実施しなければ自治会運営に支障がでる業務 ※内容は誰でも対応できる軽作業ばかりです。 ※「６）課題対策を作成」は内容に応じて運営委員４名では対応 できない場合が発生します。今後何らかの支援体制の仕組みづく りが必要になります。 |
| その他の業務 | 主担当以外の参加すべき行事の定義が曖昧で本人の判断に任せて いるのが現状です。ただ、大きな行事や人手が必要な行事、また 外部から講師を招いて開催する行事は参加することが通例のようで す。 |
先日実施した住民アンケートでは、役員の負担軽減を望む声が多く寄せられました。また、役員を敬遠する理由として「仕事が忙しい」が最も多かったことから、現役で働いている人でも気軽に運営委員を引き受けられるよう「その他の業務」を見直して削減したり、参加すべき行事を絞り込んだり、全自治会会員で分担して運営委員の負荷を軽減する必要があります。
各部部長の業務
各部部長の役割は担当する行事をマネジメントすることです。
＜例（文化委員）＞
夏祭り（現在は秋祭り）の実行委員長を務めており、祭りの責任者として計画～準備～実施～後片付けを中心となって推進していました。
①行事準備のために複数回打合せ
②その年の運営記録として書類を作成
③行事の実施～運営
④翌年の文化委員への書類引継ぎと口頭説明
↓
非効率な運営を改め準備時間の大幅短縮のために令和７年度は行事の「運営手順書」を作成し活用すること実施しました。
↓
「いつ・誰が・何をする」が時系列に記載されているため、作業の漏れがなく効率よく進めることができ、招待状等の必要文書も完備されているので、日付と発信者を更新すれば、次年度以降も活用でき新たな文書作成が不要となりました。 これにより、従来の口頭引継ぎ以上の正確性と、作業工数を大幅に削減することができ、部長の負担を軽くすることができました。
文化、体育、福祉委員は催事担当委員のため、以上のような業務内容ですが、隣組長部長は行政担当委員のため、行事のマネジメントに加えて隣組長の議事進行も担当することになります。（現在は運営委員と部長が兼務となっています）